Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA
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KI Agent – Einführung und Umsetzung

© Fraunhofer IPA

Was ist ein KI Agent?

Ein KI Agent (auch: KI Assistent) ist ein hochintelligentes, autonomes System, das eigenständig spezifische und komplexe Aufgaben löst. Aufbauend auf generativer KI agieren KI Agenten autonom und proaktiv. Sie beobachten selbstständig ihre Umgebung, erstellen strategische Pläne, führen Handlungen aus und lernen kontinuierlich aus ihren Erfahrungen.

 

Wie funktioniert ein KI Agent in der Praxis?

KI Agenten können flexibel für unterschiedliche Bereiche eingesetzt werden. In der Praxis funktionieren sie nach einer modularen Architektur, die aus diesen Bausteinen besteht:

  1. Prompt (Auftrag): Der Prompt ist der Arbeitsauftrag an den KI Agenten, z.B. »Analysiere Störungen im Produktionssystem«, »Erstelle ein Angebot für eine Kundengruppe« oder »Überwache proaktiv und autonom die Fertigungslinie x und berichte regelmäßig über den Status und bei Unregelmäßigkeiten sofort«.
  2. LLM (Sprachmodell): Ein leistungsfähiges Sprachmodell wie GPT-4, Claude oder LLaMA  versteht die Aufgabe des Auftrags und generiert passende Antworten, Pläne oder Vorschläge.
  3. Tools (Werkzeuge): Der Agent nutzt zusätzliche Tools wie Datenbanken, externe Programme oder spezialisierte KI-Modelle, um Informationen zu verarbeiten und zu analysieren sowie Prozesse aktiv zu steuern.
  4. Memory (Gedächtnis): Der Agent merkt sich Kontexte, z. B. E-Mail-Verläufe, Kundenpräferenzen oder vorherige Bearbeitungsstände, um Aufgaben effizienter zu lösen.
  5. Orchestration (Steuerung): Eine Steuerungseinheit koordiniert die Abläufe zwischen Modellen, Tools und Speicher und sorgt für die richtige Reihenfolge.
  6. Interface (Benutzerschnittstelle): Über Chatbots, Formulare oder Web-Interfaces wird der KI Agent für Nutzer*innen zugänglich.
  7. Evaluation (Ergebnisbewertung): Nach Abschluss prüft der Agent, ob das Ziel erreicht wurde. Zusätzlich können regelmäßige Kontrollberichte erstellt werden, um die Ergebnisse nachvollziehbar und überprüfbar zu halten. 

Für welche Bereiche können KI Agenten eingesetzt werden?

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  • Welche Aufgaben übernimmt der KI Agent im Kundenkontakt?

    Ein KI Agent bearbeitet Kundenanfragen automatisch über Chat, E-Mail oder Webformulare schnell und rund um die Uhr. Er versteht Anliegen in natürlicher Sprache, liefert passende Antworten oder leitet komplexere Fälle strukturiert weiter. Auf Basis von CRM-Daten erstellt er individuelle Angebote, Produktempfehlungen oder Preisvorschläge. Im Vertrieb qualifiziert er Leads, bewertet Anfragen und automatisiert Serviceprozesse wie Rücksendungen, Sendungsverfolgungen oder Reklamationen.

    Warum lohnt sich der Einsatz eines KI Agenten im Kundenkontakt?

    Ein KI Agent im Kundenservice bringt messbare Vorteile:

    • Kostensenkung durch Automatisierung manueller Aufgaben
    • Verbesserte Reaktionszeiten durch sofortige Bearbeitung rund um die Uhr
    • Erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnelle, persönliche Kommunikation
    • Umsatzsteigerung mit gezielten Angeboten und Empfehlungen
    • Entlastung Mitarbeitender die sich auf komplexe Fälle konzentrieren können
    • Effiziente Datennutzung durch automatische Analyse und Verknüpfung

    Welche konkreten Anwendungsbeispiele von KI Agenten in Kommunikation, Vertrieb und Marketing gibt es?

    1. KI Agent für den Vertrieb

    Bewertet eingehende Anfragen, stellt Rückfragen bei fehlenden Infos und übergibt qualifizierte Leads direkt ans CRM. Vertriebsteams können sich auf die erfolgversprechendsten Kontakte konzentrieren.

    2. KI Agent für das Marketing

    Analysiert Kundenverhalten, erkennt Kaufpotenziale und versendet personalisierte Angebote automatisiert etwa per E-Mail oder Social Media. Das erhöht die Relevanz der Ansprache, reduziert Streuverluste und steigert die Conversion-Raten. 

    3. KI Agent für das Kundenmanagement

    Erkennt potenzielle Eskalationen frühzeitig und leitet automatisch Maßnahmen ein, noch bevor der Kunde eingreifen muss. Das verbessert Kundenbindung und Servicequalität nachhaltig.

    Was kostet die Entwicklung eines KI Agenten?

    Unsere Leistungen bieten wir individuell abgestimmt ab 45.000 Euro an. Förderprogramme wie BAFA oder KfW bieten bis zu 45 % Zuschuss. Wir beraten Sie gerne zur passenden Förderung und unterstützen bei der Antragstellung.

    Für wen lohnt sich ein KI Agent im Kundenkontakt?

    Besonders profitieren Unternehmen mit hohem Anfragevolumen, standardisierten Serviceprozessen und einer Vielzahl an Kontakten, die operativ kaum noch zu bewältigen sind. Ob Mittelstand oder Großunternehmen: Überall dort, wo Kundenkontakt eine Rolle spielt, sorgt ein KI Agent für spürbare Entlastung, Effizienz und neue Umsatzpotenziale. 

  • Welche Aufgaben übernimmt der KI Agent im Wissensmanagement?

    Ein KI Agent im Wissensmanagement sorgt dafür, dass Wissen abrufbar ist sowie aktiv genutzt, strukturiert und weiterentwickelt wird. Er beantwortet Anfragen auf Basis interner Datenquellen, erkennt Zusammenhänge und erstellt kontextbezogene Inhalte wie Zusammenfassungen, FAQs oder Anleitungen. Der KI Agent identifiziert veraltete Informationen, deckt Wissenslücken auf und schlägt neue Inhalte vor oder generiert diese selbstständig. Über Schnittstellen zu bestehenden Systemen (z. B. Intranet, DMS, CRM) stellt er sicher, dass relevantes Wissen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist.

    Warum lohnt sich der Einsatz eines KI Agenten im Wissensmanagement?

    • Schnellerer Zugriff auf relevantes Wissen statt langer Suchprozesse
    • Reduziert Informationssilos durch eine systemübergreifende Vernetzung
    • Erkennt und schließt Wissenslücken automatisch
    • Aktualität durch Versionsabgleich und Feedback-Auswertung
    • Entlastung der Teams durch automatisierte Antworten auf Standardfragen
    • Verbessertes Onboarding und Schulung durch gezielte Unterstützung
    • Steigert Effizienz, da Wissen kontextbezogen bereitgestellt wird
    • Selbstoptimierung durch Analyse von Nutzungsmustern

    Welche konkreten Anwendungsbeispiele gibt es?

    1.KI Agent für intelligente Wissensbereitstellung

    Stellt Mitarbeitenden kontextbezogenes Wissen über Chat oder Systemintegration bereit, erstellt automatisch Schritt-für-Schritt-Anleitungen und hält Inhalte durch Versionsabgleiche stets aktuell.

    2.KI Agent für kontinuierliche Prozessverbesserung

    Unterstützt Mitarbeiter durch die Erkennung von Mustern in Produktionsdaten, die Dokumentation von Schwachstellen und die Erzeugung verwertbaren Erfahrungswissens, z. B. durch automatisch nachvollziehbare Verbesserungsvorschläge und Prozessdokumentation.

    Was kostet die Entwicklung eines KI Agenten im Wissensmanagement?

    Unsere Leistungen bieten wir individuell abgestimmt ab 45.000 Euro an. Förderprogramme wie BAFA oder KfW bieten bis zu 45 % Zuschuss. Wir beraten Sie gerne zur passenden Förderung und unterstützen bei der Antragstellung.

    Für wen lohnt sich ein KI Agent im Wissensmanagement?

    Für Unternehmen, in denen viel Know-how vorhanden ist, dieses aber oft ungenutzt bleibt. Besonders für Organisationen mit verteilter Dokumentation, häufigen Rückfragen, wechselnden Mitarbeitenden oder komplexen Prozessen. Der Agent hilft dabei, Wissen zugänglich zu machen, aktuell zu halten und teamübergreifend zu nutzen, ohne dass alles manuell gepflegt werden muss. 

  • Welche Aufgaben übernimmt der KI Agent bei Produktionsabläufen?

    Ein KI Agent übernimmt in Produktionsumgebungen eine Vielzahl an Aufgaben: Er überwacht Maschinendaten und Produktionskennzahlen in Echtzeit, erkennt Abweichungen oder Störungen frühzeitig und stößt automatisch geeignete Maßnahmen an, etwa durch Anpassung von Prozessparametern, Umplanung von Abläufen oder Eskalation an das zuständige Team. Er vernetzt Systeme wie MES, ERP oder IoT-Plattformen, gleicht Plan- und Ist-Zustände ab und liefert datenbasierte Handlungsempfehlungen. So wird der KI Agent zur zentralen und steuernden Instanz für effiziente, stabile und flexible Produktionsprozesse.

    Warum lohnt sich der Einsatz eines KI Agenten in Produktionsprozessen?

    • Weniger Stillstände durch frühzeitige Anomalie- und Störungserkennung
    • Steigert Effizienz durch automatisierte Anpassung von Parametern und Abläufen
    • Verbessert Reaktionsfähigkeit z.B. bei Eilaufträgen, Engpässen oder Ausfällen
    • Entlastung von Fachpersonal durch selbstständige Überwachung und Entscheidungsfindung
    • Erhöht Transparenz durch kontinuierliche Analyse und Rückmeldung aus dem Prozess
    • Verknüpft Systeme, wie MES, ERP und IoT-Plattformen für nahtlose Abläufe
    • Lernt aus Erfahrungen, um Prozesse langfristig zu optimieren

    Welche konkreten Anwendungsbeispiele gibt es?

    1.KI Agent für Produktionsplanung und Steuerung

    Optimiert automatisch Reihenfolgen, Rüstzeiten und Kapazitäten. Reagiert in Echtzeit auf Änderungen und steigert so Auslastung und Termintreue.

    2. KI Agent für Qualitätsüberwachung & Anlagenzustand

    Erkennt frühzeitig Qualitätsabweichungen oder Störungen, passt Prozessparameter an und meldet Probleme wie fehlerhaftes Material oder Maschinenausfälle.

    3. KI Agent für assistierte Instandhaltung

    Leitet über Chatbot Schritte bei Wartung oder Reparatur an. Bei ineffizientem Verlauf erstellt der Agent automatisch Servicetickets für interne oder externe Ansprechpartner.

    Was kostet die Entwicklung eines KI Agenten in Produktionsprozessen?

    Unsere Leistungen bieten wir individuell abgestimmt ab 70.000 Euro an. Förderprogramme wie BAFA oder KfW bieten bis zu 45 % Zuschuss. Wir beraten Sie gerne zur passenden Förderung und unterstützen bei der Antragstellung.

    Für wen lohnt sich ein KI Agent in Produktionsprozessen?

    Für produzierende Unternehmen, die ihre Abläufe stabiler, schneller und flexibler gestalten wollen. Betriebe mit komplexen Fertigungsprozessen, häufigen Produktwechseln oder wechselnden Kapazitäten profitieren von einem KI Agenten. Auch bei fehlender Datenbasis möglich: Mithilfe synthetischer Daten kann der Agent trainiert und getestet werden – ohne laufende Prozesse zu stören.

  • Welche Aufgaben übernimmt der KI Agent im Energiemanagement?

    Energie ist teuer und der Aufwand, sie effizient zu managen, steigt. Unternehmen mit hohem Energieverbrauch stehen unter wachsendem Druck: Das Energieeffizienzgesetz (EnEfG) verpflichtet zur Einführung eines zertifizierten Energiemanagementsystems (z. B. ISO 50001 oder EMAS), während EU-Vorgaben und Meldepflichten ab 2,5 GWh zusätzliche Anforderungen schaffen. Ein KI Agent im Energiemanagement unterstützt Energiemanager, Controller und Auditoren, indem er:

    • Energieflüsse analysiert und Anomalien erkennt
    • Berichte für ISO 50001, CSRD oder interne Audits automatisiert erstellt
    • Schwellenwerte und Fristen überwacht (Compliance-Monitoring)
    • Dashboards mit Verbrauch, Emissionen und Einsparpotenzialen bereitstellt
    • Regelungsstrategien für Gebäude- und Prozesstechnik optimiert
    • Ineffizienzen frühzeitig erkennt (z. B. durch Predictive Maintenance)

    Warum lohnt sich der Einsatz eines KI Agenten im Energiemanagement?

    KI Agenten automatisieren zentrale Aufgaben im Energiemanagement und schaffen Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit. Ein KI Agent im Energiemanagement lohnt sich, denn er:

    • Spart Zeit bei Audits und Berichten
    • Reduziert Energieverbrauch durch datengetriebene Optimierung
    • Senkt Zertifizierungs- und Personalkosten
    • Erhöht Transparenz über Energieflüsse und CO₂-Emissionen
    • Minimiert Compliance-Risiken
    • Lässt sich in bestehende Systeme (IoT, ERP, Cloud) integrieren
    • Ist förderfähig (z. B. BAFA, KfW – bis zu 45 % Zuschuss möglich)

    Welche konkreten Anwendungsbeispiele gibt es?

    1. KI Agent für automatisiertes Berichtswesen
      Erstellt Monats- und Jahresberichte, prüft Abweichungen und generiert Nachweise für ISO 50001 oder CSRD – automatisch und prüffähig.
    2. KI Agent für Anomalieerkennung und Regelungsoptimierung
      Erkennt Verbrauchsspitzen, passt Sollwerte dynamisch an (z. B. Wetter, Tarif, Last) und reduziert so Energieverbrauch und Kosten.
    3. KI Agent für Compliance-Monitoring
      Überwacht Schwellenwerte, verfolgt Fristen und erstellt automatisch Meldungen – inklusive Frühwarnsystem für neue regulatorische Anforderungen.

    Was kostet die Entwicklung eines KI Agenten?

    Unsere Leistungen bieten wir individuell abgestimmt ab 45.000 Euro an. Förderprogramme wie BAFA oder KfW bieten bis zu 45 % Zuschuss. Wir beraten Sie gerne zur passenden Förderung und unterstützen bei der Antragstellung.

    Für wen lohnt sich ein KI Agent im Energiemanagement?

    Für Unternehmen mit:

    • Hohem Energieverbrauch
    • Komplexer Zählerstruktur
    • Berichtspflichten nach ISO 50001 oder CSRD
    • Mehreren Standorten oder Anlagen
    • Bedarf an Transparenz und Effizienz

Wie entsteht aus einem Use Case ein einsatzfähiger KI Agent?

Die Umsetzung eines KI Agenten ist kein theoretisches Konzept, sondern eine praxisnahe Lösung, die sich modular und zielgerichtet auf Ihre spezifischen Anforderungen realisieren lässt.

Am Fraunhofer IPA begleiten wir Sie von der ersten Idee bis zur konkreten Anwendung:

  • Use Case identifizieren: Gemeinsam analysieren wir, wo in Ihrem Unternehmen der größte Nutzen entsteht.
  • Ziele definieren: In Absprache mit Ihnen legen wir fest, welchen konkreten Mehrwert der KI Agent liefern soll.
  • Systemdesign entwickeln: Auf Basis Ihrer Datenstruktur, IT-Landschaft und Prozesse wählen wir den passenden Prompt, das geeignete Sprachmodell (LLM) und die notwendigen Tools.
  • Technik und Organisation vereinen: Unsere Lösungen basierend auf fundierten Kriterien wie Datenstruktur, Systemlandschaft, Reifegrad der Prozesse und konkretem Nutzenerwartung.

Dabei profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung in Forschung und industriellen Praxisprojekten im Bereich KI-Assistenzsysteme und Informationsmanagement.

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